Co to jest KSeF i do czego służy?

Co to jest KSeF i do czego służy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to jeden z elementów nowoczesnej księgowości. To innowacyjne rozwiązanie w polskim systemie podatkowym, mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i odbierania faktur. W wielkim skrócie KSeF ma być platformą umożliwiającą przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych, które są jednym z trzech dopuszczalnych rodzajów faktur w Polsce, obok faktur papierowych i elektronicznych. 

Ksef - co to jest?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma na celu zautomatyzowanie i uproszczenie procesów związanych z wymianą dokumentów sprzedażowych między firmami a organami podatkowymi. Dzięki platformie faktury będą przekazywane bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, co pozwoli na ich natychmiastową weryfikację oraz archiwizację.

Czy korzystanie z takiego rozwiązania stanie się obowiązkowe? Korzystanie z KSeF ma wpłynąć na przyspieszenie procesów rozliczeniowych i ograniczenie ryzyka błędów w fakturach. Dodatkowo zmniejsza to ryzyko oszustw podatkowych związanych z nieprawidłowym obiegiem faktur. Kiedy rozwiązanie ma wejść w życie? Możliwe, że będzie to w 2025 lub na początku 2026 roku. 

KSeF - jak działa?

Podstawową funkcją Krajowego Systemu e-Faktur jest wymiana faktur ustrukturyzowanych pomiędzy podatnikiem a organem podatkowym. Wystawiona faktura trafia bezpośrednio do systemu KSeF, gdzie jest weryfikowana pod kątem poprawności formalnej oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Po weryfikacji dokument zostaje zarchiwizowany i zapisany w systemie, a podatnik otrzymuje potwierdzenie dostarczenia dokumentu.

Główną zaletą KSeF ma być pełna automatyzacja i cyfryzacja procesu obiegu faktur, co ma być znacznym udogodnieniem, zwłaszcza w przypadku firm, które podczas pracy generują duże ilości dokumentów księgowych. Dzięki platformie faktury są automatycznie przesyłane do właściwych urzędów skarbowych, co znacząco przyspiesza proces rozliczeń.

Jak działa KSeF? System będzie bazować na indywidualnych identyfikatorach dla każdej faktury, co umożliwia szybką i precyzyjną identyfikację dokumentu. Dzięki temu przedsiębiorcy będą w łatwy sposób zarządzać swoimi rozliczeniami i śledzić status każdej faktury w systemie.

Faktura ustrukturyzowana, czyli jaka?

Faktura ustrukturyzowana to nowy rodzaj dokumentu księgowego, który będzie  obsługiwany przez KSeF. W praktyce różni się od tradycyjnych faktur elektronicznych tym, że musi spełniać określone wymagania dotyczące formatu, który jest zdefiniowany przez Ministerstwo Finansów. Format ten oparty jest na strukturze XML, co umożliwia automatyczne przetwarzanie i weryfikację dokumentów w systemie.

Cechą charakterystyczną faktury ustrukturyzowanej ma być to, że jest ona przesyłana i archiwizowana bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur. To oznacza, że podatnik nie musi przechowywać kopii faktur w tradycyjny sposób, ponieważ wszystkie dokumenty są dostępne na rządowej platformie. Co więcej, faktura taka zawiera zawsze wszystkie niezbędne elementy, takie jak dane nabywcy i sprzedawcy, numer faktury, datę wystawienia oraz szczegóły dotyczące transakcji.

Wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej ma na celu zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji biznesowych, eliminując ryzyko fałszowania dokumentów czy błędów księgowych.

KSeF a faktury zagraniczne

Na szkoleniach wyjazdowych, online i stacjonarnych z zakresu KSeF, nasi eksperci są często pytani, czy takie rozwiązanie wpływa na faktury, które wystawiane są kontrahentom spoza Polski?

Na początku KSeF ma obejmować wyłącznie faktury wystawiane na terenie Polski i dla polskich podatników. Oznacza to, że faktury zagraniczne nie muszą być rejestrowane w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jednak warto śledzić zmiany w przepisach, ponieważ możliwe jest, że w przyszłości system zostanie rozszerzony na transakcje międzynarodowe. Dla firm prowadzących działalność na rynku międzynarodowym kluczowe będzie monitorowanie zmian prawnych i dostosowanie swoich procesów księgowych do nowych wymogów.

Szkolenia KSeF – postaw na ofertę Univers

Dla wielu przedsiębiorców wdrożenie KSeF może wydawać się skomplikowanym procesem, zwłaszcza jeśli firma nie jest jeszcze zaznajomiona z cyfryzacją dokumentów księgowych. Aby ułatwić ten proces, warto skorzystać z dedykowanych szkoleń. Univers oferuje specjalistyczne szkolenia, które pomagają zrozumieć, jak działa Krajowy System e-Faktur i jakie obowiązki wiążą się z jego stosowaniem.

Na naszych szkoleniach dowiesz się m.in.:

• Jak poprawnie wystawiać faktury ustrukturyzowane?
• Jakie są kluczowe obowiązki podatników związane z KSeF?
• Jakie narzędzia usprawnią obieg dokumentów księgowych w Twojej firmie?

Sprawdź naszą ofertę:

Szkolenia VAT
Szkolenia księgowe
Szkolenia wyjazdowe

Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu, wprowadzenie KSeF w Twojej firmie przebiegnie sprawnie i bezproblemowo. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to kluczowy krok w cyfryzacji polskiej gospodarki. Dla przedsiębiorców, którzy chcą zachować pełną zgodność z przepisami i jednocześnie usprawnić swoje procesy księgowe, korzystanie z KSeF będzie rozwiązaniem dostępnym w niedalekiej przyszłości. Warto zatem już teraz zrozumieć, co to jest KSeF i do czego ma służyć, aby odpowiednio przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany.

System ten ma nie tylko automatyzować procesy fakturowania, ale także ma za zadanie zmniejszać ryzyko popełnienia błędów i nadużyć podatkowych. Wybierając szkolenia oferowane przez Univers, firmy mogą być pewne, że wdrożenie dedykowanej platformy przebiegnie bez problemów, a pracownicy będą doskonale przygotowani do pracy z nowym systemem.